4. Bearbeitungshinweise - Elektronischer Rechtsverkehr
4.1. Bezeichnung der Sendungen und ihrer Anlagen
Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, in dem Betreff der Sendung das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll „Neueingang“ angegeben werden (siehe jedoch Abweichungen unter 4.4).
Bei Neueingängen soll in der Nachricht die jeweilige Verfahrensart (z.B. Klage, Beschwerde) und die schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts angegeben werden. Diese Angaben dienen lediglich der zügigen internen Weiterleitung der Sendungen.
Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, sollen Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keinen Schrägstrich, keinen Doppelpunkt oder kein Euro-Zeichen "€") und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben).
4.2. Dateiformate und Versionen
Bei der Einreichung sind folgende Dateiformate zulässig, sofern deren Versionen in Deutschland seit mindestens einem Jahr verfügbar sind:
| Dateiformat | Version / Einschränkung |
|---|---|
| ASCII (American Standard Code for Information Interchange) |
reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen |
| UNICODE | reiner Text ohne Formatierungscodes |
| Microsoft RTF (Rich Text Format) | |
| Adobe PDF/A (Portable Document Format) | |
| XML (Extensible Markup Language) | eine zum Dokument gehörende DTD oder Schema-Datei muss zugeordnet sein |
| TIFF (Tag Image File Format) | Version 6 oder niedriger (CCITT/TTS Gruppe 4) |
| Microsoft Word |
Aktive Komponenten, wie z.B. Makros, dürfen in den Dateien nicht enthalten sein.
Die elektronischen Dokumente können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.
Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNICODE-Zeichensatz UTF-8 codiert sein.
4.3 Gebührenvorschuss
Ist für das eingeleitete Verfahren ein Gebührenvorschuss zu leisten, so kann eine Zustellung gefördert werden, indem in dem verfahrenseinleitenden, signierten Dokument eine Einzugsermächtigung bzw. ein Abbuchungsauftrag für die in diesem Verfahren anfallenden Gebühren erteilt werden oder indem eine Entrichtung in anderer Art und Weise erfolgt.
4.4 Verfahrensspezifische Besonderheiten
- Einreichungen in Registersachen
Den Einreichungen zu den Registern soll neben den qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumenten eine Datei beigefügt werden, die zu dem jeweiligen Vorgang strukturierte Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register enthält. Ein solcher Datensatz wird beispielsweise von der Anwendung XNotar der Bundesnotarkammer erzeugt. Näheres dazu finden Sie dort.
Abweichend von der Praxis in anderen Verfahrensbereichen soll das gerichtliche Aktenzeichen gefolgt von dem aktuellen Namen des Rechtsträgers (Unternehmen, Partnerschaftsgesellschaft oder Verein) angegeben werden. Bei der Schreibweise soll die sich aus den folgenden Beispielen ergebende Vorgabe eingehalten werden (incl. Groß-/Kleinschreibung und Leerschritten): “HRA 1234“ oder „HRB 1234“ oder „GenR 1234“ oder „PR 1234“ bzw. bei noch nicht erfolgter Eintragung „12 AR 123/06“. Bei der Neuanmeldung soll nicht das Schlüsselwort „Neueingang“ im Betreff eingetragen werden, sondern "RegNEU".
- Einreichungen bei den öffentlich-rechtlichen Fachgerichten
Zu einem elektronischen Dokument gehörige Anlagen, die in einer separaten Datei übermittelt werden, sollen denselben Dateinamen enthalten wie das Hauptdokument, erweitert um die Bezeichnung "-Anlage" und eine dreistellige Nummer. (Beispiele: Berufung vom 12-04-03 - Anlage 001 Klage vom 07-07-02 Mueller gegen Land - Anlage 012)